Ert þú ein/n af þeim sem hugsar reglulega um hvernig þú getir farið að því að fá meira út úr tímanum þínum og aukið afköst þín í vinnunni – og helst heima líka?
Ert þú með flottan og vel skipulagðan verkefnalista sem því miður virðist oft lengjast meira en styttast og reynir því að „kaupa þér tíma“ með því að færa til verkefni?
Ég get fullvissað þig um það strax lesandi góður að þú munt ekki fá meiri tíma en þú hefur nú þegar! Þú, eins og allir aðrir, hefur bara 24 klukkustundir í sólarhringnum.
Í staðinn fyrir að halda áfram að færa til verkefni í þeirra von að geta þannig „keypt“ tíma vil ég núna hvetja þig til að skoða frekar hvernig orkubúskapurinn þinn er. Hvað eyðir helst upp orkunni þinni og hvernig getur þú endurnýjað hana eða byggt hana upp að nýju.
Hvort fer meiri orka í það hjá þér í vinnunni að hugsa um það sem þú getur haft áhrif á eða það sem þú getur bara haft skoðanir á eða áhyggjur af - en engin áhrif?
Hvort fer meiri orka í það hjá þér að hugsa um allt það sem þú átt eftir að gera - eða að demba þér bara strax í verkefnin og fagna því sem þú þegar hefur lokið?
Reynir þú að stýra krefjandi verkefnum og fundum inn á ákveðna tíma dags sem telur að sé þinn besti tími – tími sem þú ert sérstaklega vel upplagður á?
Gætir þú hugsanlega stýrt orkunni þinni þannig að þú hafir jafna orku allan daginn og að það sé alltaf „þinn tími“?
Það er staðreynd að í núverandi efnahagsástandi eru margir vinnustaðir að krefjast bættrar frammistöðu og meiri afkasta af sínu starfsfólki, meðal annars með því að biðja það að sinna fleiri verkefnum en áður, til að mynda vegna fækkunar starfsfólks.
Því miður virðist starfsfólk oft ekki kunna aðrar leiðir til að mæta þessum kröfum en með því að sleppa vinnuhléum og eða með lengri vinnutíma, án þess að fá endilega greitt sérstaklega fyrir hann.
Álag á vinnutíma og vinnutími hefur því verið að aukast eða lengjast hjá mörgum þrátt fyrir að mælingar hafi sýnt að framleiðni pr. vinnustund er lægri hér á landi en hjá þeim þjóðum sem við berum okkur gjarnan saman við.
Landsframleiðsla hér á landi er vissulega há í samanburði við margar samanburðarþjóðir en við förum illa út úr þeim samanburði þegar landsframleiðslan er skoðuð niður á unnar vinnustundir.
Lengri vinnudagar og aukið álag til lengri tíma er farið að leiða af sér langtíma þreytu, minni tryggð, aukin veikindi og fjarvistir. Það hefur augljóslega áhrif á rekstrarlegar niðurstöður fyrirtækja.
Hvað er þá til ráða?
Árið 2007 birtist í Harvard Business Review grein eftir Tony Schwartz og Catherine McCarthy, með titilinn „Manage Your Energy, Not Your Time“ sem gæti útlagst sem „Stýrðu orkunni þinni, ekki tímanum þínum“.
Þau eru bæði starfandi hjá „The Energy Project“ í New York og hafa unnið með fjölmörgum fyrirtækjum að því að skoða hvernig auka má eða endurnýja orku starfsfólks og vísa í greininni í fjölmörg áhugaverð dæmi og reynslusögur, m.a. frá Sony í Evrópu, Wachovia Bank í New Jersey, Ernst & Yong o.fl.
Greinin gengur mikið út á að minna okkur á að tíminn sé takmörkuð auðlind en að orkan okkar sé endurnýjanleg.
Talað er um líkamlega, tilfinningalega, hugræna og andlega orku og ýmsar, oft á tíðum mjög einfaldar, leiðir nefndar sem við getum farið til að endurnýja orku okkar á hverju sviði.
Athyglisvert er að ábyrgðinni á orku starfsfólks er varpað bæði á fyrirtækin og starfsfólkið sjálft.
Starfsfólk er hvatt til að bera ábyrgð á sjálfu sér og gera sér grein fyrir því hvað það er kostnaðarsamt að hafa fólk í vinnu sem ekki hefur fulla orku til að sinna starfi sínu. Starfsfólk þarf því að sinna sjálfu sér og sinni heilsu vel, mataræði, svefni, hreyfingu, andlegu hliðinni, því sem gefur því orku og fleiru því um líku þannig að það mæti úthvílt og fullt af orku til starfa á hverju degi. Á sama tíma er starfsfólk hvatt til að huga að skilum á milli vinnu og einkalífs.
Fyrirtækin verða svo að búa þannig að starfsfólki að það sé ekki keyrt áfram á síðustu orkudropunum og að því sé búin aðstaða og tækifæri til að endurnýja orku sína með reglulegu millibili á vinnutíma.
Einnig er talað um að það vera með of mörg verkefni í gangi í einu, þar sem hlaupa þarf á milli verkefna til að halda öllum boltum á lofti, verði til þess að öll verkefni taka allt að 25% lengri tíma, þar sem svo mikill tími og orka fer í að vera alltaf að koma sér inn í hlutina upp á nýtt (i.e. switching time).
Það að vera með færri mál í gangi í einu og einbeita sér að núinu (i.e. mindfulness) geti því sparað heilmikinn tíma og peninga, m.a. er sagt framkvæmdastjóra hjá Wachovia banka sem hefur stytt þann tíma sem það tekur hann að klára skýrslur um 67%, með því einfaldlega að slökkva á símum og loka að sér á meðan hann vinnur skýrslurnar, í stað þess að vera með allt í gangi á sama tíma.
Þó að við sjáum það kannski ekki alveg fyrir að við getum í fljótu bragði fækkað hjá okkur verkefnum þá væri alla vega ráð að byrja að huga að orkunni sinni og hvernig má endurnýja hana og auka með því að sinna sjálfum sér vel líkamlega og andlega og taka sér tíma í að gera það sem gefur manni orku til að fást við það álag sem við flest búum við í leik og starfi.
Þessi grein birtist áður í 10. tbl. 2012 Frjálsrar verslunar